古物台帳・取引記録の作り方完全ガイド｜本人確認義務も解説【愛知の行政書士】

古物台帳って何？どう書けばよい？

取引記録の保管期間は？

違反したらどんな罰則がある？

古物台帳は1万円以上の取引で本人確認＋取引記録の作成義務がある実務上必須の書類です。違反すると6月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金（古物営業法第33条）の対象です。当事務所が運用ルールを丁寧に解説します。

古物台帳の必須項目

古物台帳に記録すべき項目は古物営業法施行規則で定められています。

1万円以上の取引すべてについて以下を記録。

買取（仕入れ）時の記録項目

販売時の記録項目（美術品類・時計・宝飾品類・自動車・バイク類の場合）

1万円以上取引の本人確認義務

対価の総額が1万円以上の買取などでは、相手方の住所・氏名・職業・年齢を確認する義務があります（古物営業法第15条）。

確認の方法は、身分証明書の提示を受ける、署名入りの文書の交付を受けるなど、法令で定められています。

本人確認を怠ると、盗品流通防止責任を果たしていないと判断されます。

本人確認の方法

本人確認の例外

対価の総額が1万円未満の取引は原則として本人確認義務なしですが、自動二輪車・原付とその部品、家庭用ゲームソフト、CD・DVDなど、書籍、電線、金属製グレーチング、エアコン室外機などは1万円未満でも本人確認が必要です（古物営業法施行規則第16条）。

3年間の記録保管義務

古物台帳は最終の記載をした日から3年間、営業所に備え付けておく義務があります（古物営業法第18条）。

紙でもデジタルでも構いませんが、警察の検査時にすぐ提示できる状態にしておく必要があります。

保管方法のおすすめ

違反時の罰則

警察の立入検査時に記録不備が発覚すると、指導・是正勧告を受けます。

改善されないと業務停止命令・許可取消の対象。

実務として徹底することが事業継続の基本です。

POSシステムでの効率化

主要なPOSシステム

POSシステム選定のポイント

本人確認証明書のスキャン機能、在庫管理・売上分析、クラウドバックアップ、税理士との連携を確認。

当事務所では古物商の業務効率化にPOSシステム導入も含めてアドバイスいたします。

古物台帳・取引記録に関するよくある質問

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まとめ：古物台帳の整備で安心の事業運営を

古物台帳の作成・本人確認は古物商の基本義務。

POSシステム連動の電子台帳でルーチン化すれば運用負荷を軽減できます。

当事務所では古物商許可

書類作成プラン49,800円〜・完全代行プラン59,800円〜。

業種別の本人確認・取引記録の特殊ルール

① 自動車品目（中古車販売）

唯一、販売時にもお客様の本人確認・取引記録が義務。

名義変更とセットで実施します。

中古車は基本的にすべて1万円超のため、買取・販売とも100%対象。

② 自動二輪車・原動機付自転車

1万円未満でも本人確認推奨（盗難バイク流通対策）。

車台番号の確認と防犯登録情報の確認を実務として追加する事業者が多い。

③ 自転車類

防犯登録情報の必須確認。

1万円未満の安価な自転車でも、防犯登録番号の照合が盗難品識別に必須。

④ 時計・宝飾品類

時計・宝飾品類は、販売（引き渡し）のときも取引記録の作成が必要な品目です（古物営業法施行規則第18条）。

高額品は入手経緯などを聞き取って控えておくと、盗品の照会があったときに役立ちます。

⑤ 金券類

⑥ 美術品類

美術品類は、販売（引き渡し）のときも取引記録の作成が必要な品目です（古物営業法施行規則第18条）。

骨董・絵画・茶道具の高額取引で特に注意。

電子台帳ツール徹底比較

当事務所が業種・規模に応じてアドバイスします。

警察立入検査時の対応フロー

立入検査の典型的な流れ

警察の立入検査は予告なしで来ることが多い。

生活安全課の担当者が来店し、身分証明と検査目的を提示します。

準備しておくべき書類

検査時の対応マナー

協力的な姿勢が信頼関係構築の鍵。

質問には正直に回答し、不明な点は「確認します」と保留。

不備があれば素直に認め、改善計画を提示しましょう。

隠蔽や虚偽説明は信頼を一気に失う原因。

是正勧告を受けた場合

14日以内に改善報告を提出するのが原則。

改善が困難な場合は理由と代替策を提示。

繰り返し是正勧告を受けると業務停止命令・許可取消の対象となります。

古物商許可取得後の事業立ち上げで必要なこと

古物商許可を取得しただけでは事業はスタートしません。

許可証受領後、実際に営業を開始するために必要な準備を整えましょう。

① 古物商標識（プレート）の設置

営業所には古物営業法に基づく標識（プレート）の掲示が義務付けられています（古物営業法第12条）。

標識のサイズは縦8cm×横16cm、ネイビーブルー地に白文字で「許可番号」「許可した公安委員会名」「氏名または法人名」「主として取り扱う古物の区分」を表示します。

愛知県警の古物商組合・行政書士事務所・ネット通販でも購入可能で、価格は1,500〜3,000円程度です。

② 取引記録システム（古物台帳）の整備

買取などの際は、取引の年月日・品目と数量・特徴・相手方の住所氏名職業年齢・本人確認の方法を記録する義務があります（古物営業法第16条）。

対価の総額が1万円未満の取引は原則として不要ですが、バイク・原付の部品や家庭用ゲームソフト、書籍など一部の品目は金額にかかわらず必要です。

紙の台帳でも可能ですが、クラウド型のPOSシステムを使うと検索・集計が楽になります。

3年間の保管義務があるため、データ保全（バックアップ）も忘れずに設計しましょう。

③ ウェブサイト・ECモールへの開店

ホームページを使って古物を取引する場合は、自社サイトに氏名又は名称・許可をした公安委員会の名称・許可証の番号と、取り扱う古物に関する事項を表示する義務があります（古物営業法第12条）。

ECモール（メルカリShops・ヤフオク・楽天）は出店時に古物商許可証コピーの提示を求められます。

カート系（BASE・STORES・Shopify）でも同様の表示が必要です。

④ 仕入れ先・販売先の開拓

仕入れ・販売の場として、古物商どうしが取引する業者間の古物市場（オークション）があります。

参加には各市場の入会審査があり、条件や費用は市場ごとに異なります。

⑤ 不正品の疑いがある取引への対応

買い受ける古物に盗品などの不正品の疑いがあるときは、直ちに警察官に申告する義務があります（古物営業法第15条第3項）。

取引時に怪しい点（極端に安い価格・身分証提示拒否・大量持ち込み）があれば取引拒否や警察通報の判断を。

愛知県の古物台帳・取引記録の作成・管理業界の市場特性

愛知県は人口約745万人（全国4位）の大消費地。

名古屋市・豊田市・岡崎市・春日井市・小牧市等の主要都市に商業集積があり、各業界とも開業機会が豊富です。

愛知県内の主要な商業エリア

申請窓口となる主要警察署

愛知県警の場合、営業所の所在地を管轄する警察署生活安全課が申請窓口です。

名古屋市16区はそれぞれの区警察署（中警察署・緑警察署・千種警察署など）、豊田市は豊田警察署、岡崎市は岡崎警察署が担当。

申請の際は、窓口で事業内容について確認されることがあります。事前に打ち合わせをしておくと、その場で答えられて手続きがスムーズです。

古物台帳・取引記録の作成・管理で失敗しないための注意点

① 仕入れ価格の高騰に注意

仕入れ価格は相場によって上下します。

安易に高値仕入れを続けると利益率が圧迫され、資金繰りが悪化します。

「仕入れ単価×回転率＝月間粗利」の数字を常に意識し、適正仕入れ価格の感覚を磨くことが重要です。

② 古物台帳の管理を怠らない

取引記録を怠ると、6月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金の対象になります（古物営業法第33条）。

POS連動のクラウド台帳を使うと業務の中で自然に記録される仕組みになり、管理コストが下がります。

記録の不備は許可取消の対象にもなるため、徹底しましょう。

③ 在庫の盗難・紛失対策

実店舗を持つ場合、防犯カメラ・施錠付き金庫・セキュリティシステムの導入が必須です。

店内の死角を減らし、商品陳列方法も工夫しましょう。

在庫の盗難が保険でカバーされるかは契約内容によって違います。加入時に補償の範囲を確認しておきましょう。

④ 税務・経理面の整備

開業届出・青色申告承認申請書を税務署に提出。

帳簿付け・経費管理を専用システム（freee・マネーフォワード等）で行うと効率的です。

事業規模拡大時は法人化・税理士契約も検討してください。